VORSICHT FALLE: DAS MÜSSEN SIE IM ERP-PROJEKT BEACHTEN!

Von Prof. Dr. Norbert Gronau Wer eine neue Unternehmenssoftware einführt, muss einen technischen und organisatorischen Mehrkampf bestehen. Das gilt vor allem bei der Einführung von ERP-Systemen, die – richtig eingesetzt – praktisch jeden Funktionsbereich eines Unternehmens erfassen und zu einer funktionsübergreifenden Geschäftsprozess-Steuerung führen. Im Idealfall verfügt jeder Arbeitsplatz über die Informationen, die er zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt und kann gleichzeitig einen Überblick über die Zusammenhänge seines Handels erlangen. Doch leider viel zu oft, gerät dieser ideale Zustand während des Einführungsprojekts aus dem Fokus. Und ebenfalls viel zu oft, wird das Problem erst spät oder zu spät erkannt. Dabei gibt es Anzeichen dafür, dass sich das Projekt vom Ursprungsziel entfernt. So ist mit der Einführung oder dem Wechsel eines ERP-Systems fast immer auch ein Technologiesprung verbunden. Gerade jetzt, wo neue Konzepte der Benutzerführung die ERP-Szenerie ebenso verändern wie der Wechsel zu Cloud-basierten Anwendungen, laufen viele Auswahlverfahren auf Systeme heraus, die erst am Anfang ihres Lebenszyklus stehen. Das gibt dem Unternehmen eine lange Perspektive, birgt aber auch die Gefahr einer noch nicht vollends beherrschten Technologie. Schädlich für das Projekt ist es aber auch, wenn zwar ausführliche Auswahlverfahren bezüglich Technologie und Funktionalität vorgenommen werden, die eigenen Mitarbeiter und deren meist nicht dokumentiertes Wissen über Geschäftsprozesse und Branchenbesonderheiten aber nicht gebührend eingebunden werden. Es ist nicht damit getan, Mitarbeiter während und nach der Einführung auf und mit dem System zu schulen. Vielmehr müssen die späteren Anwender schon im Vorfeld der ERP-Auswahl die Chance bekommen, ihr Wissen um die Geschicke des Unternehmens einzubringen. Dieses Geschäftsprozess-orientierte Know-how ist die dritte Säule neben der Technologie und der Funktionalität. Doch umgekehrt besteht auch hier die Gefahr, dass im neuen System nur wieder das alte abgebildet wird und damit der innovative Effekt verloren geht. Denn zumeist treffen bei der Einführung eines ERP-Systems zwei Philosophien aufeinander: die eine „Schule“ besteht aus den Anwendern, die wissen, wie das System funktionieren sollte; die andere „Schule“ aus den Beratern, die wissen, wie das neue System tatsächlich tickt. Im Ergebnis werden allzu oft Kompromisse geschlossen, die zu zahlreichen Ausnahmeregelungen führen. Um das zu vermeiden, muss von Anfang an ein ganzheitlicher Designprozess etabliert werden, der sicherstellt, dass das Management der Geschäftsprozesse nach identischen Grundregeln erfolgt. Ausnahmen sollten soweit wie möglich vermieden werden – erst Recht, wenn es sich um Ausnahmen handelt, die ein Ausweichen auf Excel oder andere sogenannte Produktivitätstools notwendig machen. Cloud-Lösungen stellen nicht nur einen Technologiewechsel dar. Mit ihnen sollte auch ein Bewusstseinswandel einhergehen. Es wäre falsch, die bisherigen Gewohnheiten aus der On-Premises-Welt in die Cloud zu verlagern. Insofern ist es bereits im Ansatz falsch, einfach nur ein bestehendes ERP-System unverändert ins Cloud-Rechenzentrum zu verschieben und lediglich auf Kostenersparnis bei Wartung und Nutzung zu hoffen. Ein Unterschied besteht darin, dass Cloud-basierte Lösungen aus Services bestehen, die in der Regel ohne kundenindividuelle Anpassungen genutzt werden. Hier muss man also besonders genau hinschauen. Umgekehrt bieten aber Cloud-Services die Möglichkeit, in einer hybriden ERP-Welt zusätzliche Funktionen wie Big Data Analytics oder KI-Funktionen zu einer individualisierten Vor-Ort-Lösung zu ergänzen. Dafür ist aber ein völlig neuer Projektansatz nötig.Anfang an ein ganzheitlicher Designprozess etabliert werden, der sicherstellt, dass das Management der Geschäftsprozesse nach identischen Grundregeln erfolgt. Ausnahmen sollten soweit wie möglich vermieden werden – erst Recht, wenn es sich um Ausnahmen handelt, die ein Ausweichen auf Excel oder andere sogenannte Produktivitätstools notwendig machen. Cloud-Lösungen stellen nicht nur einen Technologiewechsel dar. Mit ihnen sollte auch ein Bewusstseinswandel einhergehen. Es wäre falsch, die bisherigen Gewohnheiten aus der On-Premises-Welt in die Cloud zu verlagern. Insofern ist es bereits im Ansatz falsch, einfach nur ein bestehendes ERP-System unverändert ins Cloud-Rechenzentrum zu verschieben und lediglich auf Kostenersparnis bei Wartung und Nutzung zu hoffen. Ein Unterschied besteht darin, dass Cloud-basierte Lösungen aus Services bestehen, die in der Regel ohne kundenindividuelle Anpassungen genutzt werden. Hier muss man also besonders genau hinschauen. Umgekehrt bieten aber Cloud-Services die Möglichkeit, in einer hybriden ERP-Welt zusätzliche Funktionen wie Big Data Analytics oder KI-Funktionen zu einer individualisierten Vor-Ort-Lösung zu ergänzen. Dafür ist aber ein völlig neuer Projektansatz nötig. Das Center for Enterprise Research an der Universität Potsdam begleitet seit Jahren mittelständische Unternehmen und Konzerne bei ERP-Einführungsprojekten. Damit werden Forschung am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Praxis im täglichen ERP-Einsatz optimal verbunden. Ergebnisse dieser Kombination aus Theorie und Praxis zeigen wir auf dem jährlichen ERP-Kongress in Verbindung mit dem Wettbewerb „ERP-System des Jahres “ – in diesem Jahr am 17. Und 18. Oktober im Frankfurter Sheraton Airport Hotel & Conference Center. Hier geht’s zur Anmeldung